10 Tipps für GoBD-konforme Rechnungen in 2026
Von der richtigen Nummerierung bis zur rechtssicheren Archivierung – dieser Guide zeigt dir, worauf das Finanzamt wirklich achtet und wie du teure Fehler bei der Betriebsprüfung vermeidest.
Wichtig: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind seit 2015 verpflichtend. Verstöße können zu Steuernachzahlungen und Bußgeldern führen.
1. Fortlaufende Nummerierung ist Pflicht
Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer. "Fortlaufend" bedeutet: Die Nummern müssen in chronologischer Reihenfolge vergeben werden und dürfen nicht mehrfach verwendet werden.
Erlaubt sind:
- RE-2026-0001, RE-2026-0002, RE-2026-0003...
- 2026/001, 2026/002, 2026/003...
- Kombinationen mit Kundennummern: K1001-2026-001
Nicht erlaubt: Doppelte Nummern, Rückwärtszählung oder willkürliche Sprünge ohne Begründung.
2. Nutze ein strukturiertes System von Anfang an
Plane dein Nummerierungssystem langfristig. Ein durchdachter Aufbau spart dir später viel Arbeit:
Beispiel: RE-2026-1001
- RE = Präfix (Rechnung)
- 2026 = Jahr
- 1001 = Fortlaufende Nummer
Starte die Nummerierung bei 1001 statt 1 – das wirkt professioneller gegenüber Neukunden.
3. Stornorechnungen richtig handhaben
Das Finanzamt wird misstrauisch, wenn Nummern in der Sequenz komplett fehlen. Eine fehlerhafte Rechnung darfst du niemals einfach löschen, um die Nummer neu zu vergeben.
So geht es richtig: Die falsche Rechnung bleibt im System und wird storniert (Korrekturbeleg). Die nächste Rechnung erhält ganz normal die nächsthöhere Nummer. So bleibt deine Historie für den Prüfer nachvollziehbar und transparent.
4. Pflichtangaben nach § 14 UStG nicht vergessen
Eine GoBD-konforme Rechnung braucht zwingend:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir UND dem Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum UND das Datum der Lieferung/Leistung (auch wenn es identisch ist)
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Bruttobetrag
5. Archivierung für 10 Jahre (Achtung: Dropbox reicht nicht!)
Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 147 AO). Achtung Steuerfalle: Einfach PDFs in Google Drive oder einer normalen Dropbox zu speichern, ist nicht GoBD-konform, da Dateien dort nachträglich unbemerkt verändert oder gelöscht werden können.
Best Practice: Nutze zwingend eine Buchhaltungssoftware mit revisionssicherer Archivierung.
Die zuverlässige Lösung für deine Belege
Wenn du bei einer Betriebsprüfung entspannt bleiben willst, sollte eine Software die strukturierte Nummerierung und Archivierung deiner Belege übernehmen.
sevDesk
Cloud-App, automatische Nummernkreise und digitale Belegarchivierung. 14 Tage kostenlos testen.
Lexware
Die bewährte Software-Lösung für etablierte Firmen, Agenturen und Handwerksbetriebe.
Externe Links zu empfohlenen Tools. Für Inhalte und Angebote der verlinkten Anbieter sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich.
6. Unterscheide zwischen Rechnungen und Quittungen
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung (vor oder nach Leistung). Eine Quittung ist ein Zahlungsbeleg (immer nach Zahlung).
Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250€ brutto) gelten vereinfachte Pflichtangaben.
7. Nutze digitale Tools (und spare Zeit!)
Manuelle Nummerierung ist fehleranfällig. Nutze entweder:
- Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexware, DATEV)
- Online-Generatoren wie unseren (für Planung)
- Excel/Google Sheets mit Formeln
8. Reverse-Charge-Verfahren richtig kennzeichnen
Bei B2B-Geschäften ins EU-Ausland greift oft das Reverse-Charge-Verfahren (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers).
Füge dann den Hinweis hinzu: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
9. Kleinunternehmerregelung? Hinweis auf Rechnung!
Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Füge stattdessen diesen Satz ein:
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
10. Lass dich im Zweifel beraten
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Bei komplexen Fällen (internationale Geschäfte, mehrere Nummernkreise, Betriebsprüfung) konsultiere einen Steuerberater.
Passende Artikel für dich:
💡 Pro-Tipp
Nutze unseren kostenlosen Rechnungsnummer-Generator, um deine Nummernkreise zu planen und als .txt-Datei zu exportieren.